Постановление Главы города Иванова от 12.10.2007 N 3353 "О ПРАВИЛАХ ПОДГОТОВКИ АРХИВНЫХ СПРАВОК, КОПИЙ и ВЫПИСОК" (вместе с "ПОРЯДКОМ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА")

Архив



ГЛАВА города ИВАНОВА



ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 12 октября 2007 г. N 3353



О ПРАВИЛАХ ПОДГОТОВКИ АРХИВНЫХ СПРАВОК, КОПИЙ и ВЫПИСОК



В соответствии с федеральными законами от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", в целях качественного и своевременного исполнения запросов граждан и организаций социально-правового характера постановляю:



1. Утвердить порядок предоставления информации социально-правового характера (приложение 1).



2. Утвердить правила подготовки архивных справок, копий и выписок (приложение 2).



3. Администрации города, ее отраслевым (функциональным) органам, муниципальным учреждениям и предприятиям города при исполнении запросов социально-правового характера руководствоваться настоящим постановлением.



4. Настоящее постановление вступает в силу с 15 октября 2007 года.



5. Настоящее постановление опубликовать в сборнике "Правовой вестник города Иванова".



Глава города Иванова

А.ФОМИН











Приложение 1

к постановлению

Главы города Иванова

от 12.10.2007 N 3353



ПОРЯДОК

ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА



Настоящий порядок предоставления информации социально-правового характера определяет условия и порядок доступа пользователя к архивной информации социально-правового характера, содержащейся в архивных документах органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и предприятий (далее - организаций).

1. Архивные справки, копии и выписки (далее - архивные справки) выдаются на основании письменного запроса пользователя, который должен содержать наименование организации, которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя, отчество обращающегося, его адрес, дату и личную подпись.

2. Срок исполнения запросов граждан и организаций по материалам архива организации не должен превышать 30 дней. Пересылка непрофильных обращений в другие организации или архивы с одновременным сообщением об этом заявителю осуществляется в 5-дневный срок с момента обращения.

3. Организации, при наличии у них соответствующих архивных документов, обязаны бесплатно предоставить пользователю оформленные в установленном порядке архивные справки, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их социальное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4. Архивные справки могут выдаваться гражданам как о них самих, так и о лицах, находящихся на их иждивении, под их опекой, об умершем супруге или близком родственнике на основании документов, подтверждающих степень родства или нотариально заверенной доверенности.

5. Архивные справки направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом. Архивные справки могут выдаваться под расписку на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; их родственникам или доверенным лицам при предъявлении нотариально заверенной доверенности. Получатель архивной справки расписывается на втором экземпляре получаемого документа, остающемся в делах организации, с указанием данных паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя.

6. Подлинные личные документы выдаются с разрешения организации заявителям по предъявлении паспорта, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам на основании нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные документы могут быть высланы заявителю ценным письмом.

7. Организация в соответствии с законодательством обеспечивает право граждан на доступ к документированной информации о них; право знать, кто и в каких целях использует и использовал эту информацию. Отказ гражданину в доступе к документам о нем может быть обжалован в административном и (или) судебном порядке.

8. Копии архивных справок, выданные по запросам граждан, и документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним формируются в делопроизводстве организации в самостоятельное дело и хранятся в течение 5 лет.











Приложение 2

к постановлению

Главы города Иванова

от 12.10.2007 N 3353



ПРАВИЛА

ПОДГОТОВКИ АРХИВНЫХ СПРАВОК, КОПИЙ и ВЫПИСОК



1. Общие положения



Одной из основных форм использования документов архивов органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и предприятий (далее - организаций) является исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера.

Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.

Архивная справка - официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых он составлен.

Архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием поисковых данных документов.

Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документов.

К запросам социально-правового характера относятся запросы о подтверждении страхового стажа работы, размера заработной платы, о работе в особых (вредных) условиях труда, о награждении, присвоении званий, получении образования, о состоянии здоровья и т.п.



2. Основания выдачи справок



2.1. Архивные справки, подтверждающие стаж работы (приложения 1 - 4 к Правилам подготовки архивных справок, копий и выписок), выдаются на основании следующих документов: приказы (распоряжения, записки-о приеме на работу, увольнении с работы, переводе на другую должность, личные дела, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их исполнении, личные карточки формы Т-2, акты о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), книги учета движения трудовых книжек.

Имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты, автобиографии не могут служить основанием для выдачи архивных справок о трудовом стаже.

При отсутствии кадровых документов используются лицевые счета, расчетные ведомости, табели учета рабочего времени, членские билеты профсоюзов.

2.2. Архивные справки о размере заработной платы (приложение 5 к Правилам подготовки архивных справок, копий и выписок) выдаются на основании лицевых счетов, расчетно-платежных ведомостей.

При отсутствии документов о заработной плате должностной оклад может быть установлен на основании штатного расписания организации за соответствующий период, другие выплаты - на основании приказов по кадровым вопросам или по основной деятельности.

2.3. Архивные справки, подтверждающие работу в особых (вредных) условиях труда (приложение 6 к Правилам подготовки архивных справок, копий и выписок), выдаются на основании личных карточек, лицевых счетов, платежных ведомостей, приказов по личному составу, штатного расписания, карт технологических процессов, книг записи работ и отработанного времени рабочими в цехах с вредными условиями труда, дающих право на льготную пенсию и др.

2.4. в справку о награждении, полученном в соответствии с решениями органов исполнительной власти, включаются сведения, содержащиеся в списках награжденных, подписанные руководством организации и официально утвержденные местным органом исполнительной власти, а также сведения о соответствующем приказе вышестоящей организации.

2.5. в справку о подтверждении фактов получения травмы, несчастном случае на производстве, нахождении на излечении включаются сведения, содержащиеся в актах о несчастных случаях, книгах учета и регистрации аварий, катастроф, делах по расследованию причин аварий и катастроф, а также в документах профсоюзных органов соответствующих организаций.

2.6. При отсутствии запрашиваемых сведений заявителю направляется отрицательный ответ (приложения 7, 8 к Правилам подготовки архивных справок, копий и выписок), в котором указывается факт и причина отсутствия интересующих заявителя сведений, даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией.



3. Оформление справок



3.1. Архивные справки, архивные выписки составляются по установленной форме на общем бланке организации с обозначением названия документа: "Архивная справка", "Архивная выписка". При изготовлении ксерокопий документа бланк организации не используется.

3.2. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве организации и относящихся к предмету запроса.

3.3. в справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения. Текст справки излагается в хронологической последовательности событий. Допускается цитирование документов.

3.4. в тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя. Несовпадения отдельных данных документов архива организации со сведениями, изложенными в заявлении, не являются препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах и сообщается в заявлении. Отдельные слова и выражения подлинного документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: "Так в документе" или "В тексте неразборчиво".

3.5. После текста справки помещаются архивные шифры документов, послужившие основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, номера листов в деле).

3.6. Архивная справка подписывается руководителем организации и лицом, ответственным за архив. Справка заверяется гербовой печатью организации, второй экземпляр справки вместе с заявлением хранится в деле организации в соответствии с номенклатурой дел.

3.7. Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других, не полученных в свое время владельцем документов в установленном законодательством порядке.

На место изъятого документа в дело вкладывается справка о выдаче, снятая с него копия, а также расписка получателя.











Приложение 1

к Правилам

подготовки справок

социально-правового характера



(название организации)                    Адресат
________________________
(почтовый индекс, адрес,
________________________
    телефон, факс)


Архивная справка
     N
На N   от


    в  лицевых  счетах  по заработной плате завода "Рубин" имеются
сведения о работе Петрова Анатолия Михайловича:
зачислен  радиомехаником  по ремонту радиооборудования 4 р[азряда]
01.08.1983 приказом от 01.08.1983 N 61;
переведен  оператором  прецизионной  резки  кристаллов приказом от
24.12.1984 N 464;
переведен  шлифовщиком  пьезокварцевых  пластин,  сдельных врезных
работ,  2 разряд, 1 категория, 01.07.1986 приказом  от  04.07.1986
N 157;
уволен 03.05.1989 приказом от 28.04.1989 N 120.


    Основание: Ф. 891. Оп. 1. Д. 835. Л. 128; Д. 913. Л. 247, 250;
Д. 1069. Л. 440.


Руководитель             Подпись            Расшифровка
Исполнитель              Печать










Приложение 2

к Правилам

подготовки справок

социально-правового характера



(название организации)
________________________                  Адресат
(почтовый индекс, адрес,
________________________
   телефон, факс)


Архивная справка
     N
На N   от


    Петров  Анатолий  Михайлович,  согласно  ведомостям  на выдачу
заработной  платы  работникам издательства "Ульяновская правда" г.
Ульяновска,  работал  учеником  в  стереотипном цехе с апреля 1962
(отработано 28 дней).
    На  основании  приказа по издательству "Ульяновская правда" от
08.08.1962  N  65  Петров  А.М.  уволен 09.08.1962 по собственному
желанию.


    Основание: Ф. 5891. Оп. 1. Д. 835. Л. 27, 45.


Руководитель             Подпись            Расшифровка подписи
Исполнитель              Печать










Приложение 3

к Правилам

подготовки справок

социально-правового характера



(название организации)                    Адресат
________________________
(почтовый индекс, адрес,
________________________
   телефон, факс)


Архивная справка
     N
На N   от


    Петров    Анатолий    Михайлович    приказом   по   Елабужской
межколхозной строительной организации от 23.03.1964 N 41 принят на
работу в качестве тракториста.
    Приказом  по  Елабужской межколхозной строительной организации
от 16.05.1968 N 67 уволен с работы по сокращению штата.


    Основание: Ф. 4/28. Оп. 1. Д. 18. Л. 75; Д. 26. Л. 32.


Руководитель             Подпись            Расшифровка
Исполнитель              Печать










Приложение 4

к Правилам

подготовки справок

социально-правового характера



(название организации)                    Адресат
________________________
(почтовый индекс, адрес,
________________________
   телефон, факс)


Архивная справка
     N
На N   от


    в   документах  открытого  акционерного  общества  "Московский
чугунолитейный  завод  "Станколит" содержатся следующие сведения о
трудовом стаже Петрова Анатолия Михайловича за 1974 - 1993 г. г.:
    23.12.1974  -  принят  на должность контролера по заливке форм
жидким металлом в литейных цехах 4 разряда в ОТК (так в документе)
Московского чугунолитейного  завода  "Станколит" (записка о приеме
без номера от 18.11.1974 (запись в личной карточке Ф. Т-2);
    01.12.1975  -  переведен  на  должность  контролера по заливке
форм  жидким  металлом  3 р. г.с. ЕТКС (так в документе) в  том же
отделе (запись в личной карточке Ф. Т-2);
    01.11.1975  -  переведен  на  должность  контролера по приемке
литья  в обрубке  лит.  цехов 3 р. г.с. (так в документе) в том же
отделе (запись в личной карточке Ф. Т-2);
    01.07.1989  -  переведен  на  должность контролера на обрубных
участках  работ  в  лит.  (так в документе) цех 5 разряда в том же
отделе  (приказ  от  01.07.1989  N  1379, запись в личной карточке
Ф. Т-2);
    25.01.1993  -  уволен  с должности контролера 5 разряда из ОТК
(так  в  документе) Московского чугунолитейного завода "Станколит"
по  собственному  желанию,  статья 31 КЗОТ (приказ без номера, без
даты).
    в  личной  карточке  и  лицевых  счетах  содержатся  следующие
сведения за указанный период:
    об  очередных  отпусках: 1975 г. - 20 дней, 1976 г. - 19 дней,
1977  -  1983  г.  г.  - по 21 дню, 1984 г. - 22 дня, 1985 г. - 21
день,  1986  г. - 24 дня, 1987 - 1991 г. г. - по 21 дню, 1992 г. -
30 дней;
    о  совмещении  профессий:  в  январе  - мае, сентябре, октябре
1978,  сентябре  1983,  сентябре  -  ноябре  1984,  январе - июле,
октябре  -  декабре  1985,  январе,  марте  -  июне  1986  имеются
начисления под шифром "37" (совмещение профессий).


Основание: Ф. 9538. Оп. 17. Д. 678. Л. 103. Д. 1159. Л. 29


Руководитель             Подпись            Расшифровка
Исполнитель              Печать










Приложение 5

к Правилам

подготовки справок

социально-правового характера



(название организации)
________________________                  Адресат
(почтовый индекс, адрес,
    телефон, факс)


Архивная справка
     N
На N   от


    Петров  Анатолий  Михайлович  1938  года  рождения работал  на
Московском  заводе  гидроагрегатов  с  января 1963 года по декабрь
1967 года, и  его  заработок,  учитываемый  при исчислении пенсий,
составляет:


    ФАКТИЧЕСКАЯ СУММА ЗАРАБОТКА


---------T----------T----------T----------T----------T----------¬
¦ Месяцы ¦за 1963 г.¦за 1964 г.¦за 1965 г.¦за 1966 г.¦за 1967 г.¦
+--------+----------+----------+----------+----------+----------+
¦   1    ¦    2     ¦    3     ¦    4     ¦    5     ¦    6     ¦
+--------+----------+----------+----------+----------+----------+
¦Январь  ¦     92,18¦     97,85¦     89,01¦     95,32¦     98,96¦
+--------+----------+----------+----------+----------+----------+
¦Февраль ¦     92,77¦     96,39¦     94,91¦     90,16¦     96,68¦
+--------+----------+----------+----------+----------+----------+
¦Март    ¦     97,14¦     95,90¦    103,16¦     98,31¦    104,03¦
+--------+----------+----------+----------+----------+----------+
¦Апрель  ¦     95,68¦     95,05¦     94,89¦     90,60¦    100,44¦
+--------+----------+----------+----------+----------+----------+
¦Май     ¦     96,90¦     87,24¦     95,01¦     94,43¦     98,49¦
+--------+----------+----------+----------+----------+----------+
¦Июнь    ¦     90,18¦     99,70¦     95,74¦     96,66¦    105,38¦
+--------+----------+----------+----------+----------+----------+
¦Июль    ¦    101,06¦     98,89¦     99,07¦    104,48¦    100,54¦
+--------+----------+----------+----------+----------+----------+
¦Август  ¦    104,64¦     81,09¦     65,69¦    106,83¦     95,23¦
+--------+----------+----------+----------+----------+----------+
¦Сентябрь¦     92,82¦    110,09¦     76,78¦     84,17¦     24,60¦
+--------+----------+----------+----------+----------+----------+
¦Октябрь ¦    101,61¦    101,08¦     95,83¦    107,58¦    165,65¦
+--------+----------+----------+----------+----------+----------+
¦Ноябрь  ¦     76,39¦     95,72¦    109,82¦     95,43¦    100,47¦
+--------+----------+----------+----------+----------+----------+
¦Декабрь ¦     84,87¦     98,05¦     99,32¦     95,90¦    107,05¦
+--------+----------+----------+----------+----------+----------+
¦Итого   ¦      -   ¦      -   ¦      -   ¦      -   ¦      -   ¦
L--------+----------+----------+----------+----------+-----------


Основание: Ф. 891. Оп. 1. Д. 944. Л. 485 - 545;

личная карточка и лицевые счета по заработной плате за 1963 - 1967 г. г.

Примечание:

1. Со всех включенных в справку сумм произведены (не произведены) отчисления в Фонд социального страхования СССР и (или) в Пенсионный фонд Российской Федерации по установленным тарифам (нужное подчеркнуть) <*>.

--------------------------------

<*> Аналогичные сведения следует указывать во всех справках, где представлена информация о заработной плате работника.



2. в архиве (не) имеются сведения по кодам (и их расшифровка), видам начислений зарплаты (нужное подчеркнуть).



Руководитель             Подпись            Расшифровка
Исполнитель              Печать










Приложение 6

к Правилам

подготовки справок

социально-правового характера



(название организации)                    Адресат


(почтовый индекс, адрес,
телефон, факс)
________________________


Архивная справка
     N
На N   от


Петров Анатолий Михайлович 1948 г. р. работал в издательстве "Молот" г. Ростов-на-Дону с 01.02.1964 (приказ от 01.02.1964 N 15).

С 01.09.1964 (приказ от 26.09.1964 N 146) переведен переквалификантом (так в тексте) по 1 разряду.

С 01.06.1965 (приказ от 23.06.1965 N 82) присвоен 2-й разряд наборщика на верстке газет.

С 15.10.1965 (приказ от 21.10.1965 N 155) присвоен 3-й разряд наборщика вручную.

С 01.03.1971 (приказ от 30.03.1971 N 48) переведен верстальщиком в бригаду газеты "Молот".

С 11.10.1971 (приказ от 11.10.1971 N 166) назначен технологом цеха подготовки наборных форм, в должности которого работал до 31.07.1973 (карточки лицевых счетов рабочих и служащих издательства "Молот" за 1973).

1. Периоды временной нетрудоспособности, за которые не произведена оплата.

С 21.08.1965 по 31.08.1965 (приказы от 18.08.1965 N 119 и от 27.09.1965 N 143) для сдачи вступительных экзаменов в институт.

С 26.08.1966 по 09.09.1966 (приказ от 28.08.1966 N 125) для сдачи вступительных экзаменов в Московский полиграфический институт.

С 15.06.1967 по 20.06.1967 (приказ от 26.06.1967 N 67).

С 22.07.1970 по 27.07.1970 (приказ от 13.07.1970 N 74).

С 11.07.1971 по 16.07.1971 (приказ от 20.07.1971 N 118) в связи с пребыванием на сессии в институте.

С 15.05.1972 по 25.06.1972 (приказ от 10.05.1972 N 66) для сдачи экзаменационной сессии.

С 06.12.1972 по 05.01.1973 (приказ от 11.12.1972 N 175) для подготовки дипломного проекта.

С 07.05.1973 по 01.06.1973 (приказ от 08.06.1973 N 77) для написания дипломного проекта.

2. Иные периоды.

Отсутствие на работе в связи с вызовом в райвоенкомат. 15.10.1964 (приказ от 19.10.1964 N 156). 23.12.1964 (приказ от 31.12.1964 N 188-а).

С 07.01 по 09.01, 12.01, 19.01, с 29.01 по 31.01, с 01.02 по 06.02, 09.02, 10.02.1965 (приказ от 19.02.1965 N 16).

18.03 и 19.03.1966 (приказ от 24.03.1966 N 34).

3. Периоды, не подлежащие включению в специальный трудовой стаж, дающий право на досрочное пенсионное обеспечение.

Учебный отпуск с сохранением среднего заработка.

С 15.05.1967 по 14.06.1967 (приказ от 10.05.1967 N 52).

С 24.04.1968 по 24.05.1968 (приказ от 27.06.1968 N 88).

С 17.05.1972 по 25.06.1972 (приказ от 29.06.1972 N 95).

С 10.11.1972 (приказ от 10.11.1972 N 162). Дата окончания отпуска в приказе отсутствует.

С 06.01.1973 по 06.05.1973 (приказ от 08.02.1973 N 22) на период дипломного проектирования.

Основание: Ф. 3345. Оп. 2. ДЛ04. Л. 207, 225, 280; Д. 122. Л. 27, 142; Д. 123, Л. 42, 102, 124; Д. 142. Л. 74. Л. 94; Д. 143. Л. 99; Д. 163. Л. 61, 75.4; Л. 164, 139; Д. 183. Л. 26.173; Д. 200. Л. 125; Д. 215. Л. 127; Д. 216. Л. 27; Д. 229. Л. 77, 137, 218, 312; Д. 243. Л. 214, 164, 30, 12;

Д. 258. Л. 33. Л. 31; Д. 269. Л. 78. (Приказы по личному составу издательства "Молот" г. Ростов-на-Дону за 1964 - 1973 г. г. Карточки лицевых счетов рабочих и служащих издательства "Молот" г. Ростов-на-Дону за 1964 - 1973 г. г.)



Руководитель             Подпись            Расшифровка
Исполнитель              Печать










Приложение 7

к Правилам

подготовки справок

социально-правового характера



(название организации)                   Адресат


(почтовый индекс, адрес,


телефон, факс)


      N
На N     от


    Сообщаем,  что  сведений о работе Петрова Анатолия Михайловича
в документах завода "Трудовик" за  1941 - 1953 г. г. не обнаружено
ввиду  неполного  состава  документов,  поступивших  на хранение в
архив.


Руководитель            Подпись           Расшифровка подписи
Исполнитель             Печать










Приложение 8

к Правилам

подготовки справок

социально-правового характера



(название организации)               Адресат
________________________
(почтовый индекс, адрес,
________________________
    телефон, факс)


    N
На N    от


    Сообщаем,  что  Петров  Анатолий  Михайлович  в лицевых счетах
Второго  Московского  завода  радиодеталей   за  1968 - 1969 г. г.
(архивный  фонд  "ТОО  "Метрофил  ЛТД"  и его предшественники") не
значится.
    Рекомендуем  Вам  обратиться  в  ОАО  "Фонон",  где, возможно,
хранится  часть документов Второго Московского завода радиодеталей
по адресу: 107076, Москва, улица Краснобогатырская, д. 44.


Руководитель                Подпись            Расшифровка
Исполнитель                 Печать








Региональное законодательство Следующий региональный документ,  правовая интернет библиотека







Разное

Новости



Рейтинг@Mail.ru